1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai.
b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.
c) Các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí thẩm định, kiểm toán, lập hồ sơ vay vốn... được hạch toán vào chi phí tài chính. Trường hợp các chi phí này phát sinh từ khoản vay riêng cho mục đích đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì được vốn hóa.
d) Đối với khoản nợ thuê tài chính, tổng số nợ thuê phản ánh vào bên Có của tài khoản 341 là tổng số tiền phải trả được tính bằng giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê.
e) Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết và theo dõi từng đối tượng cho vay, cho nợ, từng khế ước vay nợ và từng loại tài sản vay nợ. Trường hợp vay, nợ bằng ngoại tệ, kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên tệ và thực hiện theo nguyên tắc:
- Các khoản vay, nợ bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh;
- Khi trả nợ, vay bằng ngoại tệ, bên Nợ tài khoản 341 được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán thực tế đích danh cho từng đối tượng;
- Khi lập Báo cáo tài chính, số dư các khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc thanh toán và đánh giá lại cuối kỳ khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả nợ của các khoản vay, nợ thuê tài chính;
- Số tiền vay, nợ được giảm do được bên cho vay, chủ nợ chấp thuận;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền vay, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có: Số dư vay, nợ thuê tài chính chưa đến hạn trả.
Tài khoản 341 - Vay và nợ thuê tài chính có 2 tài khoản cấp 2
Tài khoản 3411 - Các khoản đi vay: Tài khoản này phản ánh giá trị các khoản tiền đi vay và tình hình thanh toán các khoản tiền vay của doanh nghiệp (tài khoản này không phản ánh các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu).
Tài khoản 3412 - Nợ thuê tài chính: Tài khoản này phản ánh giá trị khoản nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán nợ thuê tài chính của doanh nghiệp.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
(a) Vay bằng tiền
- Trường hợp vay bằng Đồng Việt Nam (nhập về quỹ hoặc gửi vào Ngân hàng), ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111)
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411).
- Trường hợp vay bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) (vay nhập quỹ)
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1122) (vay gửi vào ngân hàng)
Nợ các TK 221, 222 (vay đầu tư vào công ty con, liên kết, liên doanh)
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (vay thanh toán thẳng cho người bán)
Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (vay mua TSCĐ)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411).
- Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định... ghi:
Nợ các TK 241, 635
Có các TK 111, 112, 331.
b) Vay chyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, để thanh toán về đầu tư XDCB, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411).
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định kế toán tương tự bút toán ở mục a.
c) Vay thanh toán hoặc ứng vốn (trả trước) cho người bán, người nhận thầu về XDCB, để thanh toán các khoản chi phí, ghi:
Nợ các TK 331, 641, 642, 811
Có TK 341 - Vay và thuê tài chính (3411).
d) Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, ghi:
Nợ các TK 221, 222, 228
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411).
đ) Trường hợp lãi vay phải trả được nhập gốc, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Nợ các TK 154, 241 (nếu lãi vay được vốn hóa)
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411).
e) Khi trả nợ vay bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng tiền thu nợ của khách hàng, ghi:
Nợ TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411)
Có các TK 111, 112, 131.
g) Khi trả nợ vay bằng ngoại tệ:
Nợ TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (theo tỷ giá ghi sổ của TK 3411)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)
Có các TK 111, 112 (theo tỷ giá trên sổ kế toán của TK 111, 112)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá).
h) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuê tài chính: Thực hiện theo quy định của TK 212 – TSCĐ thuê tài chính.
i) Khi lập Báo cáo tài chính, số dư vay và nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế cuối kỳ:
- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính.
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.