1. Nguyên tắc kế toán
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
2. Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ tài khoản 334 rất cá biệt - nếu có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
a) Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).
b) Tiền thưởng trả cho công nhân viên:
- Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
- Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341)
Có các TK 111, 112,...
c) Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,...) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
d) Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả (đơn vị có trích trước tiền lương nghỉ phép)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
đ) Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý.... ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141 - Tạm ứng
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 - Phải thu khác.
e) Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).
g) Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...
h) Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...
i) Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
k) Xác định và thanh toán các khoản khác phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên...:
- Khi xác định được số phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).
- Khi chi trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...