1. Nguyên tắc kế toán
a) Hàng gửi đi bán phản ánh trên tài khoản 157 được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho. Chỉ phản ánh vào tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” trị giá của hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán (chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng).
b) Hàng hóa, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại hàng hoá, thành phẩm, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được xác định là đã bán.
c) Không phản ánh vào tài khoản này chi phí vận chuyển, bốc xếp,... chi hộ khách hàng. Tài khoản 157 có thể mở chi tiết để theo dõi từng loại hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp cho từng khách hàng, cho từng cơ sở nhận đại lý.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán
Bên Nợ:
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc;
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán;
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán chưa được xác định là đã bán cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dich vụ đã cung cấp được xác định là đã bán;
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ:
Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
a) Khi gửi hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng, xuất hàng hóa, thành phẩm cho doanh nghiệp nhận bán đại lý, ký gửi theo hợp đồng kinh tế, căn cứ phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 156 - Hàng hóa
Có TK 155 - Thành phẩm.
b) Dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng nhưng chưa xác định là đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
c) Khi hàng gửi đi bán và dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng được xác định là đã bán trong kỳ:
- Nếu tách ngay được thuế gián thu tại thời điểm ghi nhận doanh thu, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Nếu không tách ngay được thuế gián thu, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế. Định kỳ kế toán ghi giảm doanh thu đối với số thuế gián thu phải nộp, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Đồng thời phản ánh trị giá vốn của số hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán.
d) Trường hợp hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán nhưng bị khách hàng trả lại:
- Nếu hàng hóa, thành phẩm vẫn có thể bán được hoặc có thể sửa chữa được, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hóa; hoặc
Nợ TK 155 - Thành phẩm
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán.
- Nếu hàng hóa, thành phẩm bị hư hỏng không thể bán được và không thể sửa chữa được, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán.
3.2. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
a) Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng nhưng chưa được xác định là đã bán trong kỳ, hàng hóa gửi bán đại lý, ký gửi (chưa được coi là đã bán trong kỳ), giá trị dịch vụ đã bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được xác định là đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng (đối với hàng hóa)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (đối với thành phẩm, dịch vụ)
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán.
b) Cuối kỳ kế toán, căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho, xác định trị giá hàng hóa, sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm), dịch vụ cung cấp cho khách hàng; nhờ bán đại lý, ký gửi chưa được coi là đã bán cuối kỳ:
- Giá trị hàng hóa gửi khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán; hàng hóa gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc chưa được coi là đã bán cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 611 - Mua hàng.
- Cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi; giá trị dịch vụ cung cấp cho người đặt hàng nhưng chưa được xác định là đã bán cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.